‘Je nieuwsbrief was top. Echt waar. Maar het blijft bij deze ene keer. Het kan met ons budget niet uit. Helaas!’ Drie maanden later sprak ik een van de geïnterviewden. Na het lezen van de nieuwsbrief meldden zich drie nieuwe cliënten, zo bleek. ‘Jouw verhaal sprak zo aan, ze belden direct’. De nieuwsbrief kostte 1500 euro. De gedeclareerde zorgkosten bedroegen 18.000 euro. De link tussen communicatiekosten en de opbrengst uit zorgdeclaraties leggen zorgorganisaties amper. Hoe lossen we dit op?
De communicatieadviseur verstuurt de nieuwsbrief. Wie ‘m vervolgens leest, dat zien we terug in statistieken. Wat er daarna gebeurt, of iemand belt, binnenloopt of om een intake vraagt, weet niemand. De systemen zijn simpelweg niet op elkaar afgestemd.
De consequenties
In ieder kwartaalgesprek krijgt de communicatieadviseur de vraag: ‘Wat levert het op?’ Het antwoord is altijd het aantal views en kliks. En dat is weinig overtuigend. Het aantal aanmeldingen, verwijzingen en zorgtrajecten, dat is wat het MT wil weten. En dus kan het budget volgend jaar wel iets krapper. En die nieuwsbrief? Kan die niet intern of helemaal laten vervallen? ‘De stagiair is goed in Canva, die kan de folder wel doen.’ De social media kan ook wel naar een collega ‘die wat tijd heeft.’
Storing tussen zender en ontvanger
De communicatieadviseur is niet het probleem. Het MT, als budgetbewaker, ook niet. Het is de grote kloof tussen de afdeling communicatie en de afdeling zorg. Alsof het twee aparte werelden zijn. De communicatieadviseur zendt, de intakeafdeling ontvangt.
Drie stappen
Deze kleine stappen maken verschil, zonder aanschaf van nieuwe systemen of grotere budgetten. Want wie een gesprek over budgetten ingaat zonder concrete voorbeelden die verliest het sowieso.
- Voeg de vraag ‘Hoe heeft u ons gevonden?’ toe aan het intakeformulier. De antwoordopties folder, website of nieuwsbrief zijn voldoende.
- Noteer de datum van iedere publicatie. Bekijk een week later het aantal aanmeldingen, e-mails en telefoontjes. Zie je een piek?
- Vraag ieder kwartaal bij de intakeafdeling het aantal aanmeldingen op. Leg dit naast het aantal publicaties. Zie je een verband?
Herken je dit in je eigen organisatie? Hoe verdedig jij het communicatiebudget? Ik lees graag jullie reacties, stuur een bericht.