Terwijl jouw werkdag start met koffie en Outlook, begint de werkdag van verpleegkundigen, docenten en hulpverleners in jullie organisatie met cliënten verzorgen, gaten in het rooster of geruzie tussen bewoners. Hoe zorg je ervoor dat ze, ondanks de drukte, toch een blik op jouw nieuwsbrief werpen? Met deze tips lukt dat zeker.
Als een zorgverlener dit leest terwijl een bewoner aan de mouw trekt, wat onthoudt hij of zij dan?
Is het antwoord ‘niks’? Herschrijf dan de tekst. Je zorgcollega’s hebben zelden tijd artikelen helemaal te lezen. Zij moeten het hebben van korte momenten: de minuut voordat een vergadering begint, de koffie die doorloopt of het wachten bij het kopieerapparaat. Je bericht komt er dan zo uit te zien: de eerste zin legt uit wat er verandert en de tweede zin waarom dit voor hem of haar relevant is. Wie meer wil weten, leest verder, bij voorkeur via een link.
‘Dit doe jij morgen anders, en dit is waarom’
Uitleg geven doen we vrijwel altijd. Het voelt respectvol. Maar uitleg opent vrijwel altijd de deur naar discussie. Alsof een besluit nog bij te sturen valt, terwijl de beslissing al genomen is. Dus, schrijf op wat er besloten is en hoe dit het werk aan het bed, in de klas of aan de keukentafel veranderd.
Maak van je nieuwsbrief geen extra taak
Jouw computer is je werkplek, voor een zorgverlener is het een tool. Een tool voor de administratie bijvoorbeeld. Het lezen van een nieuwsbrief past hier niet op logische wijze tussen. Een teamvergadering is dat wel. Stimuleer daarom teamleiders en managers om jouw nieuwsbrief te lezen tijdens een vergadering. Dan wordt deze én gelezen en kunnen medewerkers direct vragen stellen. Kortom, haak aan bij momenten die er al zijn.
Tot slot 4 extra tips:
- Overweeg aparte nieuwsbrieven voor zorgverleners en ondersteunend (kantoor)personeel.
- Wat is het juiste moment voor verzending? Overleg dit in je organisatie. Voor kantoorpersoneel is maandag 8 uur of vrijdagmiddag logisch, check of dit ook geldt voor de zorg.
- Geef je nieuwsbrief een titel die bij de inhoud past. ‘Nieuwsbrief juni’ is een nikszeggende onderwerpregel en vergroot de kans op direct weggooien.
- Beperk het aantal onderwerpen. Hoeveel? Maximaal drie. Hoe meer onderwerpen, hoe minder iemand onthoudt.
________________________________________________________________
Ik ben Patty Zoet, mijn bedrijf heet Patty Schrijft. Ik schrijf teksten voor zorg, welzijnsorganisaties en het onderwijs. Ik help je graag aan teksten die mensen wél lezen. App, mail, bel of volg mij op LinkedIn. Mijn andere blogs lees je hier.